Dienstreisezeiterfassung

Sitzen Ihre Mitarbeiter/-innen in der Personalabteilung auch am Monatsende stundenlang am PC und tippen die handschriftlich ausgefüllten Stundenzettel der Außendienstler und Monteure ab? Die Daten werden in eine Excel-Tabelle geschrieben, oder in die Personalzeiterfassung eingetragen. Einige Angaben sind nahezu unleserlich geschrieben, teilweise fehlen Zeiten oder gar Zettel, es gibt den einen oder anderen Tippfehler und das viele Papier muss noch archiviert werden. Der zeitliche Aufwand und die Kosten insgesamt sind immens.

Viel einfacher und effektiver für alle Beteiligten ist, wenn die Mitarbeiter/-innen ihre Arbeits- und Reisezeiten und weitere projektrelevante Informationen direkt auf dem Notebook am Einsatzort erfassen. Auf „Knopfdruck“ wird ein Kundenbeleg / Arbeitsnachweis als pdf-Datei erzeugt, der gedruckt und gegengezeichnet werden kann.

Die Basis für diesen Vorgang bildet das ALINA Modul „Dienstreisezeiterfassung“. Die erfassten Angaben werden an die Zentrale übermittelt und dort automatisch in das Mitarbeiterkonto des ALINA AZM Arbeitszeitmanagements und in die Projektzeiten (Beleg-Nr., Kostenträger,...) importiert.

Der Mitarbeiterbeleg wird auch in der Dokumentenverwaltung im Web-Terminal abgestellt, bis der Vorgang fakturiert und damit abgeschlossen ist. Während Ihr Mitarbeiter noch unterwegs ist, werten Sie die Daten bereits aus und schreiben sofort die Rechnung. Das spart Zeit und Geld und schafft viel Transparenz für die Projekte.

Aber auch die Mitarbeiter profitieren von der Reisezeiterfassung. Ihre Arbeits- und Reisezeiten sind in der Regel tagesaktuell und die Abrechnung kann zeitnah erfolgen. Nach einem Abschlusslauf wird bereits eine Reisekostenabrechnung generiert, die der Mitarbeiter noch vervollständigen kann.

Sprechen Sie uns auf Ihre individuellen Anforderungen an.